Aktuelt

Nyheter og fagartikler innen økonomi og ledelse

e-post når ansatte slutter

Hva skal man gjøre med e-post når ansatte slutter?  

Det finnes klare retningslinjer for hvordan e-post og annen elektronisk kommunikasjon skal behandles.

Fra tid til annen avsluttes arbeidsforhold, og det er mye å ta tak i den sammenheng. Hva skal man gjøre med e-post når ansatte slutter? Noen ganger dukker det opp situasjoner der arbeidsgiver ønsker å få tilgang til den ansattes e-post, men personvern setter begrensninger for hva arbeidsgiver lovlig kan foreta seg i denne sammenhengen.  

Kan bli dyrt å ikke slette e-postadressen

Når en ansatt slutter skal e-postadressen slettes, slik at private e-poster til den som har sluttet ikke havner hos uvedkommende. Mange arbeidsgivere er sløve på dette området, og lar e-posten være aktiv lenge etter at arbeidsforholdet har opphørt. Det kan koste arbeidsgiveren dyrt, og overtredelsesgebyr for dette er vanligvis 75.000 kroner i følge Datatilsynet.  

Husk å opprette automatisk svarmelding

Husk at før e-postkassen er slettet, bør man opprette automatisk svarmelding med beskjed om at vedkommende har sluttet, med informasjon om hvem man kan henvende seg til i stedet.   

Lovverket om sletting

Personopplysningsforskriften regulerer arbeidsgivers innsynsrett i ansattes e-post og annen elektronisk informasjon. Når ansatte avslutter arbeidsforholdet, bestemmer personopplysningsforskriften at arbeidstakers e-post skal avsluttes, og innhold som ikke er nødvendig for den daglige driften av virksomheten skal slettes innen rimelig tid når arbeidsforholdet avsluttes.  

Vil du lese mer om dette temaet? Sjekk ut denne artikkelen: GDPR – hva innebærer kravet om samtykke?

Innsyn i arbeidstakers e-post

Arbeidsgiver har rett til innsyn i arbeidstakers e-post når ansatte slutter i de tilfellene hvor det er nødvendig for å ivareta daglig drift, eller når det foreligger andre berettigede interesser for bedriften. Eksempel på dette er hvor arbeidsgiver har begrunnet mistanke om at arbeidstaker bruker e-post som medfører grovt pliktbrudd eller på en måte som kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.   

Hvordan kreve innsyn?

Dersom arbeidsgiver finner grunnlag for å kreve innsyn, må den ansatte varsles på forhånd. Den ansatte skal ha mulighet til å uttale seg, og skal få tilbud om å være tilstede under gjennomgangen. Videre må arbeidsgiver angi begrunnelse for at vilkårene for innsyn er tilstede. Den ansatte har også rett til å ha med seg en rådgiver eller tillitsvalgt under en slik gjennomgang. De samme reglene gjelder for gjennomgang av andre elektroniske opplysninger, slik som annen informasjon på datamaskinen eller mobiltelefonen.  

Trenger du økonomisk rådgivning til din bedrift? Ta kontakt med oss for å finne et Accountor-kontor nær deg

Lurer du på om du skal sette ut lønnstjenesten i bedriften? Last ned vår guide: Gode grunner til å outsource lønn

Kilder: Arbeidsrettsadvokater, Norsk makulering

Spørsmål?

Har du spørsmål eller ønsker å vite mer om Accountor? Ta kontakt med oss!